Il y a près de six ans, après des années de travail en tant qu’écrivain indépendant les soirs et les week-ends, j’ai quitté mon emploi salarié et j’ai commencé à travailler à mon compte à temps plein. Comme on pouvait s’y attendre, il m’a fallu un certain temps pour constituer ma clientèle et remplir mon emploi du temps de missions (merci à The Everygirl pour avoir été la première publication à rejoindre ma liste de nouveaux travailleurs indépendants !). Au début de mon parcours entrepreneurial, garder la trace d’une poignée d’articles assignés ne nécessitait pas un système d’organisation complexe, mais il ne m’a pas fallu longtemps avant de commencer à perdre la trace de mes tâches à mesure que ma charge de travail augmentait.

Heureusement, les choses ont commencé à changer rapidement pour moi et mon entreprise à mesure que j’élargissais ma base de clients et commençais à offrir une plus grande variété de services de création de contenu et de marketing numérique, mais malheureusement, cela signifiait que ma liste de choses à faire débordait et devenait écrasante et difficile à gérer. gérer. Sachant que mes clients ne seraient pas impressionnés par des détails ou des délais manqués, je me suis tourné vers Todoist (un système de gestion de tâches) pour obtenir de l’aide, et permettez-moi simplement de dire que je suis devenu accro depuis.

Même s’il n’est pas nécessaire d’être travailleur indépendant pour tirer le meilleur parti de Todoist, je ne rendrais pas service à tous les autres entrepreneurs si je ne vous expliquais pas spécifiquement comment ce système de gestion des tâches m’aide à rester au top. de mon jeu indépendant. Je décompose ses fonctionnalités ainsi que la façon dont je l’utilise pour devenir un propriétaire d’entreprise efficace.

Qu’est-ce que Todoist ?

Todoist est un gestionnaire de tâches et une application de liste de tâches qui facilite le suivi de toutes vos tâches, quelle que soit leur taille. Puisqu’il peut être intégré à plus de 80 applications et est accessible sur une variété de systèmes d’exploitation et d’appareils, notamment les ordinateurs de bureau, les smartphones, les tablettes et les montres intelligentes, sa tâche principale est de vous garder organisé. En tant qu’utilisateur Mac, j’apprécie le fait que l’application se synchronise sur mon téléphone, ma tablette, mon ordinateur de bureau et mon ordinateur portable, ce qui me permet de pouvoir m’attaquer à ma liste de tâches, peu importe où je me trouve ou quel appareil j’utilise.

Caractéristiques

Dans l’outil, vous pouvez créer des projets, des priorités, des étiquettes, des tâches, des sous-tâches, des dates d’échéance récurrentes, des rappels, etc. Des vues flexibles vous permettent de garder une vue d’ensemble du travail à venir ou de vous concentrer sur ce que vous devez faire un jour donné, en fonction de la façon dont vous aimez visualiser votre charge de travail. De même, vous pouvez basculer entre les vues de liste, de calendrier ou de tableau pour faciliter la planification et le suivi. Par exemple, si vous travaillez sur un projet pour un client, vous pouvez voir où se situe chaque tâche dans une vue de calendrier ou simplement consulter votre liste de tâches pour la journée (ou les jours à venir) pour voir les tâches dont vous avez besoin. à aborder pour maintenir votre projet sur la bonne voie.

L’une de mes fonctionnalités préférées (et la plus utilisée) est la possibilité de glisser des notes et des détails importants dans une description de tâche que je ne veux pas passer entre les mailles du filet. Il est incroyablement utile de garder les tâches ouvertes sur mon téléphone via l’application lorsque je suis en communication avec un client. Ainsi, lorsqu’un client me soumet un tas de petits détails et de délais, je peux les noter dans les tâches auxquelles il s’applique. Peu importe la façon dont vous préférez visualiser et suivre votre travail ou le degré de précision de vos tâches de travail, des fonctionnalités comme celle-ci, ainsi que les fonctionnalités mentionnées précédemment, vous permettent de vous concentrer sur vos tâches les plus urgentes en un clin d’œil.

Tarifs

Pour de nombreux entrepreneurs, la version gratuite de cette application offre suffisamment de fonctionnalités pour gérer votre travail de manière transparente ; cependant, il existe deux options payantes si vous souhaitez plus de fonctionnalités. Le forfait Pro coûte 4 $ par mois et vous donne accès à plus de projets, à un assistant IA, à un historique d’activité plus long et à certaines des fonctionnalités les plus utiles telles que la définition de rappels. Le plan Business coûte 6 $ par mois et vous donne accès à toutes ces choses, ainsi que la possibilité de créer un espace de travail d’équipe partagé et de collaborer avec les membres de l’équipe. J’essaie de limiter mes dépenses professionnelles, mais après avoir utilisé la version gratuite de cet outil et réalisé que c’était une grâce salvatrice, j’ai mis à niveau vers le plan Pro, ce qui, pour moi, est un petit prix à payer pour son organisation. me garde.

Comment utiliser Todoist pour gérer votre travail indépendant

Respecter les délais

J’adore les bons outils d’organisation numérique, mais je suis aussi un véritable amateur de planificateur papier. L’élément physique et visuel m’aide à rester lucide. Cependant, si j’essayais d’écrire toutes les choses à faire que j’avais à l’horizon, mon agenda me submergerait.

C’est là qu’intervient Todoist. Je ne l’utilise pas pour suivre mes plus gros délais, comme le produit final d’un article. Au lieu de cela, je l’utilise pour aborder toutes les petites échéances qui mènent à une échéance importante. Par exemple, disons que je dois interviewer un dermatologue pour un prochain article sur les soins de la peau. J’écrirais la date limite de l’article dans mon agenda, mais j’ajouterais des mini-délais concernant l’entretien à l’application : une date limite pour contacter des sujets d’entretien potentiels, une date limite pour effectuer un suivi avec eux et une date limite pour préparer l’entretien. Ajouter tous ces petits délais à mon agenda serait exagéré, mais c’est rapide et facile dans Todoist.

Il peut sembler un peu exagéré d’utiliser un planificateur papier et une application numérique de planification des tâches, mais je trouve que la mise en place de ces deux systèmes m’aide à éviter de manquer des délais. En inscrivant la date limite finale du projet dans mon calendrier papier, je sais toujours quelles sont les grandes tâches à accomplir à l’horizon, mais Todoist me permet de rester beaucoup plus facilement au courant des petites tâches qui composent ces grands projets. J’aime pouvoir facilement modifier numériquement les mini-dates d’échéance, ce qui serait un désastre si j’essayais d’apporter constamment des modifications à mon planificateur physique. Cela étant dit, de nombreuses personnes trouveront que Todoist est tout ce dont ils ont besoin pour rester organisés, d’autant plus que vous pouvez le synchroniser avec un calendrier numérique. Je ne peux tout simplement pas m’empêcher d’aimer les agendas papier.

Gérer le travail administratif

En plus des délais de mission, j’ai également de nombreux délais liés à l’administration qu’il peut être facile de laisser passer entre les mailles du filet. Travailler avec de nombreuses publications et marques différentes (nous parlons d’une trentaine chaque année) est très amusant, mais nécessite également de respecter les différents délais administratifs, comme se rappeler quel jour du mois chaque client aime recevoir ses factures. Chaque fois qu’un client reçoit une demande d’administrateur (comme l’inscription à un nouveau logiciel ou l’envoi d’une biographie professionnelle), je l’ajoute à l’application dès que possible pour ne pas l’oublier.

En plus des tâches administratives liées aux clients, je garde une trace de toutes mes tâches administratives personnelles dans Todoist qui assurent le bon fonctionnement de mon entreprise, telles que :

  • Délais de paiement des impôts trimestriels
  • Annulation des essais gratuits ou des abonnements à des logiciels
  • Suivi des clients sur les factures en souffrance
  • Suivi des clients potentiels, sujets d’entretien, etc.
  • Revenir en arrière avec d’anciens clients pour se réengager
  • Nettoyer ma boîte de réception
  • Je m’enregistre auprès de mon comptable
  • Actualiser le site Web de mon entreprise

Organiser de plus grands projets

Mon élément préféré de Todoist est la façon dont vous pouvez organiser vos tâches dans un « projet » au lieu d’avoir une liste massive de tâches. Cette fonctionnalité n’a pas besoin de s’appliquer à un projet spécifique sur lequel vous travaillez (bien que cela puisse être le cas). Au lieu de cela, elle vous permet de diviser votre travail en catégories. Par exemple, je crée un projet pour chaque client avec lequel je travaille, un projet spécifiquement pour mon travail administratif personnel et un projet qui héberge toutes mes factures. Je trouve que répartir mes tâches par projet (ou catégorie) m’aide à rester plus organisé. En fait, l’une des raisons pour lesquelles je paie un abonnement est qu’il me donne la possibilité de créer encore plus de projets.

Certaines de vos missions peuvent être simples et ne vous obligeront pas à développer un projet, mais disons que vous travaillez sur un ebook pour un client, par exemple. Vous pouvez nommer votre projet « (nom du client) ebook », puis créer une série de tâches qui pourraient inclure la création d’un plan de livre électronique, la recherche de sujets, la soumission de la première ébauche au client, les modifications nécessaires, etc.

En gardant toutes mes tâches similaires ensemble, je trouve qu’il est plus facile de visualiser l’état d’un projet et de voir où je pourrais prendre du retard. De même, je peux facilement visualiser un projet et informer un client de son avancement. Que vous ayez beaucoup de travail basé sur des projets ou que vous aimiez simplement organiser votre travail en compartiments, vous allez vraiment adorer cette fonctionnalité.

Équilibrer les responsabilités en dehors du travail

Lorsque vous travaillez à votre compte, il peut être facile de laisser l’agitation de la gestion de votre entreprise vous distraire de votre vie personnelle. C’est pourquoi j’utilise également Todoist pour rester au courant de mes tâches personnelles. Par exemple, j’ai pour tâches de fixer des rendez-vous chez le médecin ou d’acheter des cadeaux d’anniversaire pour mes proches. J’ai même des tâches qui me rappellent de payer mes factures ou d’annuler des abonnements.

La vie est bien remplie, alors avoir un endroit clair pour rester organisé et des rappels amicaux pour vous encourager peut être d’une grande aide. Si vous planifiez un mariage, supervisez une rénovation de maison ou vous attaquez à tout type de projet personnel important, créer un projet dans l’application pour héberger toutes vos tâches changera la donne.

Il est si facile de prendre un Post-It ou un cahier au hasard, d’écrire les choses dont vous avez besoin et de les oublier rapidement. Avoir mes responsabilités au premier plan (et au même endroit) a rendu la gestion de ma vie professionnelle et personnelle plus efficace. De plus, cela me fait gagner beaucoup de temps et m’aide à atteindre un meilleur équilibre entre travail et vie privée, et qui ne veut pas de cela ?