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Comment nous aidons notre équipe à distance à se sentir plus connectée

De nombreuses ressources parlent de la manière de maintenir l’engagement des employés distants – et c’est des centaines de plus qu’il n’y en avait avant qu’une grande partie de la main-d’œuvre mondiale ne se déplace à distance en 2020.

En 2018, j’ai partagé quelques-unes des initiatives de notre équipe People axées sur le développement de la communauté interne, mais beaucoup de choses ont changé en quatre ans, et nous avons de nouvelles activités à l’horizon pour 2022.

En plus du paysage en constante évolution du travail à distance en temps de pandémie, nous avons institué une semaine de travail de quatre jours en 2020, ce qui a eu un impact sur la quantité de choses non professionnelles que nous voulions demander à notre équipe. Nous venons de passer d’All Hands trimestriels à mensuels, qui sont enregistrés pour tous ceux qui ne peuvent pas y assister.

Les scores d’engagement de notre équipe, que je mesure avec une enquête tous les six mois, ont diminué depuis le début de 2021. La baisse des scores d’engagement est liée à de nombreux facteurs, notamment le roulement de l’équipe, l’orientation des produits et les influences externes. Une chose qui a été mise en évidence dans nos enquêtes est la réduction des événements de renforcement d’équipe comme les lieux de rencontre Zoom occasionnels, les conférenciers invités et les événements en personne.

Et nous ne sommes pas seuls. Dans notre rapport sur l’état du travail à distance en 2022, une petite majorité (52 %) ​​des personnes qui ont commencé à travailler à distance en raison de la COVID-19 déclarent se sentir moins connectées à leurs collègues

En 2022, nous replongeons dans la constitution d’équipes plus intentionnelles à la fois de manière asynchrone et synchrone, et nous prévoyons des rencontres occasionnelles en personne, le cas échéant. Voici comment nous abordons tous ces événements et toutes nos initiatives en cours.

La culture est une évolution continue dans toute entreprise. Alors que chaque équipe et chaque individu contribue à la culture plus large, l’équipe People de Buffer est chargée d’aider à faciliter les processus et les événements pour que la connexion et l’engagement prospèrent.

De nombreux autres éléments alimentent la chose plus vaste et nébuleuse qu’est la culture : les valeurs, les objectifs de l’entreprise, les événements, la communication interne, les managers et bien plus encore. Cela dit, les événements et la connexion avec mes coéquipiers sont deux des principaux domaines d’intérêt pour moi en 2022.

L’année dernière, le travail important mais jamais aussi urgent de team-building est facilement tombé au bas de la liste dans le schéma d’autres projets. Maintenant, nous avons intentionnellement redéployé quelques-uns des rôles les plus importants au sein de l’équipe People-Finance pour avoir une propriété plus claire. Nous avons embauché un nouveau coéquipier pour nous concentrer entièrement sur le recrutement et l’embauche (salut, Janet !) et avons optimisé les forces existantes de notre équipe plus large People-Finance, pour me concentrer uniquement sur la culture et l’engagement.

Il s’agissait de la première décision stratégique que nous avons prise pour aborder l’engagement global de notre équipe : quelqu’un doit être le « moteur » désigné d’une culture de connexion et d’engagement davantage fondée sur des valeurs. Sans propriété claire et sans charge pour une ou plusieurs personnes, l’équipe peut patauger.

En 2022, nous allons de l’avant avec des initiatives de toutes les catégories : synchrones, asynchrones, en personne et à distance, de plus, nous devenons plus créatifs dans la façon dont nous organisons ces événements et cherchons à être aussi inclusifs que possible de tous fuseaux horaires et personnalités.

Nous avons tendance à aborder les projets avec une mentalité selon laquelle il n’y a pas de solution unique. Certaines des choses que nous essayons fonctionneront pour certains et pas pour d’autres. Voici comment nous décomposons les catégories d’événements ainsi que les attentes en matière de participation. Remarque : Nos événements requis et nos indications sur les fuseaux horaires évoluent au fur et à mesure que nous expérimentons différentes approches.

Une capture d’écran de nos directives internes pour les événements

Être explicite sur les attentes en matière d’assiduité aide à atténuer la confusion et garantit que nous n’en demandons pas trop à nos coéquipiers, en particulier avec une semaine de travail de quatre jours.

La plupart des initiatives que nous allons faire en 2022 entrent dans la catégorie « parascolaire », car nous avons entendu dire que la plupart des gens peuvent faire leur travail en quatre jours, mais que pour environ un quart de l’entreprise, ils doivent régulièrement travailler un peu sur les quatre jours pour faire leur travail. Nous voulons offrir la possibilité de dialoguer avec le reste de l’équipe, sans ajouter de travail supplémentaire à leurs assiettes.

Je suis le record battu quand il s’agit de cela : les appels de paires et les cerveaux sont inestimables. Si les coéquipiers peuvent le faire fonctionner, nous leur demandons de leur donner d’abord une chance.

Appels jumelés (conversations occasionnelles en tête-à-tête)

Nous adorons Donut pour avoir automatisé nos discussions hebdomadaires en tête-à-tête avec un autre coéquipier.

Donut crée artificiellement ces moments qui se produiraient naturellement si nous étions tous situés dans le même bureau : vous verriez quelqu’un dans le hall, vous vous arrêteriez pendant 10 à 20 minutes et vous vous rattraperiez sur la vie. Ces moments ne se produisent pas dans un environnement éloigné. Vous devez les concrétiser et vous devez créer une attente de participation à l’échelle de l’équipe.

Au cours des dernières années, l’utilisation de ce programme a connu des hauts et des bas – et le sentiment général est que les coéquipiers l’adorent, mais se désengagent parfois pendant les périodes de travail plus chargées. Nous demandons à tous les nouveaux coéquipiers de participer à ce programme, en particulier pendant les 90 premiers jours de leur intégration.

Pour 2022, nous avons mis tous les coéquipiers dans notre canal #people-pairs et leur avons permis de se retirer individuellement. Les appels en paire prennent 20 à 30 minutes et sont censés être très légers et pourtant, ils s’additionnent au fil du temps de manière très puissante.

Masterminds (connexions plus profondes)

Les cerveaux sont destinés à créer un lien profond avec un coéquipier avec lequel vous ne travaillez pas directement, mais qui, espérons-le, ont des choses en commun – c’est un espace pour partager les succès, les échecs, les événements de la vie. Certains matchs fonctionnent très bien, d’autres peuvent prendre un certain temps. Certains partenariats durent bien après le mandat de Buffer !

Les coéquipiers sont invités à se retirer à tout moment des cerveaux pour quelque raison que ce soit, mais nous avons vu des données claires pour montrer que lorsque les appariements de cerveaux fonctionnent, cela fonctionne très bien. Voici quelques-uns des commentaires que nous avons reçus par le passé :

  • « J’ai trouvé que m’ouvrir avec mon copain m’a aidé à m’ouvrir avec mes managers. »
  • « Parler à quelqu’un en dehors de mon équipe est vraiment précieux pour moi. »
  • « Je pense que cela a été vraiment utile d’avoir un espace désigné pour partager et grandir avec un autre Bufferoo qui n’est pas mon manager ou quelqu’un de mon équipe. »
  • « Une excellente occasion de se connecter avec des coéquipiers et de plonger plus profondément dans des conversations qui pourraient ne pas se produire lors d’un appel en binôme typique. »

Synchrone

Tamponnez les discussions TED

L’une de nos premières expériences pour 2022 est discussions mensuelles de style TED / déjeuner-apprentissage de nos coéquipiers! Celles-ci dureront 20 minutes, puis nous aurons 10 à 20 minutes de temps libre en option après. Nous pourrions également faire appel à des conférenciers externes pour ceux-ci. Chaque conversation sera ensuite partagée avec un enregistrement et un espace de commentaires pour que la conversation se poursuive de manière asynchrone. Nous espérons construire une énorme bibliothèque de discussions entre coéquipiers.

Groupes spécifiques

Certaines de nos initiatives d’équipe les plus réussies existent des groupes d’intérêts spécifiques avec un sujet clair. Tandis que chaque fois que nous organisons de larges événements sur invitation, nous constatons une très faible participation. Les clubs de lecture et les discussions de projets parallèles sont deux groupes que nous encouragerons encore plus cette année. Ce sont deux des canaux Slack les plus actifs que nous ayons, il est donc clair où se déroulent les conversations les plus passionnées avec les coéquipiers, et il est avantageux de les déplacer vers un appel Zoom.

Toutes les mains mensuelles

Nous passons à All-Hands mensuel (par rapport à notre cadence trimestrielle de l’année dernière), ce qui permet des points de contact plus fréquents et des chances de voir des coéquipiers sur Zoom. Certaines des fonctionnalités les plus populaires des réunions All-Hands incluent les ateliers en petits groupes et les conférenciers uniques des coéquipiers.

Nous prévoyons d’inviter davantage de conférenciers externes, en particulier pour soutenir nos objectifs et initiatives DEI. Nous partagerons beaucoup plus sur cette approche dans les prochains articles.

Asynchrone

Slack comme refroidisseur d’eau de notre équipe

Slack continue d’être notre refroidisseur d’eau virtuel et nous avons connu un grand succès avec des invites récurrentes pour susciter la conversation dans ce canal.

Invites Slack hebdomadaires (que nous avons déjà essayées et que nous ferons à nouveau !)

  • Dans notre canal de refroidisseur d’eau, nous utilisons la fonctionnalité de Donut pour envoyer des questions régulières
  • Dans notre canal de gratitude, nous pourrions demander De quoi êtes-vous reconnaissant aujourd’hui?
  • Dans notre chaîne de livres, nous pourrions demander Que lis-tu actuellement? Quel livre a le plus marqué votre vie ?
  • Dans un canal d’auto-amélioration, nous pourrions demander Sur quoi travaillez-vous sur vous-même ces derniers temps ?
Invite de refroidisseur d'eau lâche "Comment aimes-tu tes oeufs?"
Invite de beignet dans Slack

Pour novembre 2021, nous avons essayé une invite de gratitude quotidienne (inspirée du défi de gratitude de 21 jours de Passion Planner) et nous nous sommes retrouvés avec de très bonnes discussions au cours des jours où nous l’avons publié en novembre.

Capture d'écran du défi de gratitude
Capture d’écran du défi de gratitude

Épisodes de podcast internes

Une autre initiative asynchrone dont nous profitons cette année : des épisodes de podcast internes réguliers. Nous lançons cela de manière légère et rapide, en enregistrant simplement certaines des conversations existantes qui se produisent déjà chaque semaine. Nous pourrions itérer sur une version plus raffinée à l’avenir, mais pour l’instant, nous voulons partager les dernières réflexions sur l’esprit de notre équipe de direction ou partager le profil d’un coéquipier.

Questions rapides avec les coéquipiers

Dans le même thème que l’utilisation de l’audio et d’autres formats asynchrones, nous avons réalisé des entrevues vidéo hebdomadaires « Quick Question » avec de nouveaux coéquipiers (et certains coéquipiers de plus longue date !) Dans notre bulletin d’information hebdomadaire.

Voici un échantillon avec Dave et Lexi de notre équipe de plaidoyer !

Voici Lexi et Dave de l’équipe de plaidoyer de Buffer répondant à quelques questions rapides

En personne

Rencontres régionales

Bien que cela en soit encore à ses débuts, nous explorons le modèle de rencontres régionales et encourageons les rassemblements locaux pour notre entreprise en 2022. Cela remplace une rencontre à l’échelle de l’entreprise à un seul endroit, qui, selon nous, est toujours un peu trop difficile et imprévisible compte tenu des considérations de voyage international.

Nous partagerons beaucoup plus à mesure que cela prend forme, mais c’est une pièce du plus grand puzzle d’engagement alors que nous regardons vers l’avenir.

Lorsqu’il s’agit de garder une équipe de près de 90 coéquipiers répartis à travers le monde connectée et engagée, il n’y a pas de solution ni d’approche simple. Cela prend du temps, de l’intentionnalité et de la responsabilité de l’équipe. Qu’avez-vous essayé avec votre équipe ou sur lequel aimeriez-vous en savoir plus ? Envoyez-nous un tweet!

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