J’ai deux listes de tâches en cours que je garde dans mes notes Apple – une pour le travail, l’autre pour des tâches diverses – que je parcours et mets à jour chaque matin lorsque mon esprit aux yeux brillants et à la queue touffue est peut-être un peu trop ambitieux. Cocher le linge, un brouillon d’article et des e-mails sans réponse avant le déjeuner ? Aucun problème. Mais à la fin de la journée, à mon grand regret, mes listes de choses à faire sont toujours apparemment interminables et j’ai l’impression de n’avoir rien à montrer.

La faute à mon perfectionnisme, à ma faim insatiable et au fait d’ouvrir le réfrigérateur toutes les demi-heures comme si quelque chose de nouveau apparaissait miraculeusement, ou à une réunion à laquelle je dois me connecter juste au moment où mon blocage d’écrivain est levé – les distractions se produisent et la maîtrise de l’art du… faire une liste n’est pas une tâche facile. Et les experts sont d’accord : la lutte commune pour s’attaquer à nos listes de tâches est réelle : 41 % des tâches ne sont jamais terminées. Suivez la règle 1-3-5. Est-ce la réponse à notre liste de choses à faire et à nos problèmes de productivité ? Continuez à lire pour le découvrir par vous-même.

Quelle est la règle 1-3-5 ?

Nous attribuons l’échec de nos listes de choses à faire aux interruptions et aux tendances à la procrastination, mais nous nous préparons à l’échec en surchargeant nos listes de choses à faire, en ne conceptualisant pas de plans réalisables lors de leur élaboration et en étant incapables d’estimer combien de temps cela prendra. pour accomplir des tâches (il y a même un mot pour cela : erreur de planification). La bonne nouvelle est que la règle 1-3-5 comble toutes nos lacunes. Créé par le fondateur et président de The Muse, Alex Cavoulacos, c’est l’un de ses secrets pour vraiment faire de la merde et conquérir votre liste de choses à faire. En voici le résumé : « Un jour donné, partez du principe que vous ne pouvez accomplir qu’une seule grande chose, trois choses moyennes et cinq petites choses », a expliqué Cavoulacos.

Comment appliquer la règle 1-3-5

La première étape consiste à créer une liste principale complète de tout ce que vous devez faire. Ensuite, réduisez cette liste à une liste de tâches quotidiennes plus digeste. Choisissez une grande tâche, trois tâches moyennes et cinq petites tâches à accomplir en une journée, de sorte que votre liste de tâches quotidiennes ne comprenne que ces neuf éléments. Par exemple, si vous avez un grand projet qui doit être livré d’ici la fin de la semaine, vous l’identifierez comme votre seule grande tâche. Ensuite, vous identifierez trois tâches moyennes, comme le suivi d’un client, la rédaction des notes du plan de réunion et l’envoi de factures. Enfin, cinq tâches plus petites compléteraient votre liste. Cela peut consister à répondre à des e-mails prioritaires, à fixer des heures de réunion, à prendre contact avec vos coéquipiers ou à toute autre chose que vous avez dans votre assiette et qui ne prend pas trop de temps à accomplir.

Mais plus facile à dire qu’à faire, n’est-ce pas ? « Je sais qu’il peut être difficile de réduire votre liste de tâches à 1-3-5, mais il est important d’établir des priorités », a déclaré Cavoulacos. « Qu’on le veuille ou non, vous ne disposez que d’un certain nombre d’heures dans une journée et vous ne ferez qu’un nombre limité de choses. Se forcer à choisir une liste 1-3-5 signifie que les choses que vous ferez seront celles que vous avez choisi de faire, plutôt que ce qui vient d’être fait. En résumé : en ayant votre liste 1-3-5 à portée de main avant de commencer la journée, vous serez intentionnel dans votre temps et votre concentration et vous prioriserez vos tâches les plus importantes.

Conseils pour tirer le meilleur parti de la règle 1-3-5

Maintenant que vous disposez d’un cadre clair pour structurer votre journée, il est temps de mettre en pratique la règle 1-3-5. Voici quelques conseils d’experts qui peuvent vous aider à bénéficier de la mise en œuvre de cette règle.

Spécifiez vos tâches

Lorsque nous rédigeons nos listes de tâches, nous notons généralement chaque tâche en quelques mots, au mieux une vague description. La nature non descriptive de nos listes ne fait que créer un autre effet dissuasif et une perte de temps, car vous vous demandez comment vous allez même commencer ladite mission. Au lieu de cela, rédigez des tâches claires et réalisables afin que lorsque vous arrivez à chaque mission, vous soyez prêt à l’affronter de front. Par exemple, plutôt que d’écrire simplement « e-mails » sur votre liste 1-3-5, écrivez « classer les e-mails dans les catégories appropriées » ou « répondre aux e-mails signalés ».

Commencez par la tâche la plus difficile

Selon Brian Tracy, l’auteur du livre légendaire sur la productivité, Mange cette grenouille! (plus de 450 000 exemplaires vendus et traduits en 23 langues), si la première chose que vous faites chaque matin est de manger une grenouille vivante, alors vous en avez fini avec la chose la plus difficile de la journée. « Votre « grenouille » est votre tâche la plus grande et la plus importante », a déclaré Tracy. « C’est celui sur lequel vous êtes le plus susceptible de tergiverser si vous ne faites rien. Ainsi, « mange cette grenouille » est une autre façon de dire que si vous avez deux tâches importantes devant vous, commencez par la tâche la plus grande, la plus difficile et la plus importante. En d’autres termes, faites de votre « grenouille », AKA, votre seule grande tâche, la chose la plus difficile, la chose que vous avez mise en veilleuse.

Écrivez votre liste 1-3-5 à l’avance

« Avant de quitter le travail, prenez quelques minutes pour définir votre 1-3-5 pour le lendemain afin d’être prêt à vous lancer le matin », a recommandé Cavoulacos. Que ce soit avant d’éteindre votre ordinateur portable pour la journée ou tôt le matin, prenez le temps de vous asseoir et de planifier soigneusement votre liste 1-3-5. Vous finirez par gagner du temps à long terme si vous prenez 5 à 10 minutes supplémentaires pour créer votre liste intentionnellement plutôt que de le faire sur un coup de tête. Si passer à la vieille école et l’écrire à la main n’est pas pour vous, essayez d’utiliser des applications de liste de tâches numériques, comme Todoist, Google Tasks ou Trello, ou essayez le modèle de The Muse.

Être flexible

Si neuf tâches à faire vous semblent encore trop intimidantes ou si vos journées sont remplies de réunions, vous devrez peut-être réduire le nombre de tâches. Commencez par 1-2-3 et progressez lentement jusqu’à 1-3-5. Les éditeurs de Muse qui ont essayé la règle 1-3-5 suggèrent de laisser certains de vos emplacements de tâches vides pour les remplir au fur et à mesure que les choses se présentent, surtout si vous avez beaucoup de tâches inattendues qui vous sont confiées dans votre travail. Ne vous focalisez pas sur les chiffres ou sur la logistique. Essayez le 1-3-5 (ou votre propre version) afin de vous concentrer sur les choses qui comptent le plus pour vous. C’est aussi simple que 1-2-3 ou 1-3-5.