Si vous avez l’impression de toujours rattraper votre retard sur votre liste de choses à faire qui ne cesse de s’allonger, vous n’êtes pas seul. Entre une vie sociale bien remplie, le désir de maintenir des routines de bien-être et le fait de la tuer au travail, les filles se sentent plus qu’un peu surchargées ces jours-ci. Lorsqu’il s’agit de carrière, en particulier, beaucoup d’entre nous se sentent dépassés par tout ce qui nous attend, pour ensuite se faire dire qu’un nouveau projet démarre et que nous allons diriger ! Entre avoir du mal à vous déconnecter et équilibrer votre 9h à 17h avec votre dernière activité secondaire, il y a de fortes chances que vous jongliez probablement avec plus de travail que jamais.

Mais il y a une bonne nouvelle : avec un peu de stratégie et quelques techniques intelligentes, vous pouvez transformer cette liste écrasante en une voie gérable vers le succès. Que vous soyez confronté à des délais concurrents, que vous recherchiez plus d’équilibre ou que vous essayiez simplement de rendre votre 9h à 17h plus agréable, trouver la bonne approche pour aborder votre liste de choses à faire fait toute la différence. Ce guide étape par étape peut vous aider à faire passer votre liste de tâches de submergé à sous contrôle en huit étapes à plat.

Étape 1 : Priorisez vos tâches

Lorsque vous avez beaucoup de choses à faire au travail, déterminer ce qui est le plus important et ce qui peut attendre devrait être votre première étape (après quelques respirations profondes). Il est facile d’avoir l’impression que tout est en feu et nécessite une attention immédiate, mais c’est rarement le cas. Prenez un moment pour créer une liste de tout ce que vous avez en déplacement (oui, tout !). Ensuite, énumérez ce qui doit être fait en premier. Vous pouvez utiliser la méthode ABC dans laquelle vous répertoriez les tâches en trois catégories : les tâches A sont les plus importantes, les tâches B sont importantes mais peuvent attendre et les tâches C doivent être terminées mais n’ont pas de date limite. Un autre système qui fonctionne bien est la matrice d’Eisenhower, dans laquelle vous classez les tâches en fonction de leur niveau d’urgence et de leur importance.

Votre liste de choses à faire peut inclure un mélange de tâches urgentes, comme préparer un ordre du jour pour une réunion plus tard dans la journée, et de tâches importantes, comme enfin commencer le travail stratégique, ce qui est courant. Quelle que soit votre méthode de tri, essayez de ne pas avoir plus de deux à trois éléments hautement prioritaires sur votre liste. Si c’est plus, il est peu probable que vous puissiez tous les atteindre. Cela peut vous laisser encore plus dépassé à la fin de la journée, ce qui est la dernière chose dont vous avez besoin lorsque vous vous demandez quoi faire lorsque votre liste de choses à faire est hors de contrôle.

Étape 2 : divisez vos tâches en étapes plus petites

Une fois que vous avez défini quelques tâches clés à accomplir, il est maintenant temps de les diviser en étapes plus petites. Je ne sais pas pour vous, mais écrire quelque chose comme « réorganiser le processus de courrier électronique » ou « préparer l’intégration d’une nouvelle recrue » me laisse toujours plus stressé. Il y a en fait beaucoup de choses à faire qui semblent faciles à faire ! En décomposant les choses en petites étapes, vous créez une structure permettant à votre cerveau de traiter facilement ce que vous devez faire et de gagner du temps sur des rotations sans fin (hum, procrastination).

Par exemple, au lieu de répertorier le processus d’intégration comme un seul élément, il est beaucoup plus pratique de le décomposer en étapes clés telles que la configuration informatique, la mise à jour de la documentation de votre dernier employé et l’organisation de réunions individuelles au cours de sa première semaine. Diviser des tâches plus importantes en trois à cinq étapes gérables vous permet également de cocher les choses et de voir vos progrès au fur et à mesure, vous aidant ainsi à rester motivé.

Étape 3 : Fixez des délais réalistes

Si vous vous identifiez comme perfectionniste ou procrastinateur chronique (salut, c’est moi !), cette prochaine étape est faite pour vous ! Lorsque vous vous noyez sous le travail et que vous vous sentez dépassé, il est facile de suivre les étapes 1 et 2 ci-dessus et d’établir une belle liste de priorités et d’étapes suivantes. Le problème est que vous pourriez trouver cela complètement irréaliste lorsque vous commencez à travailler sur chaque élément. Que vous ayez tendance à sous-estimer le temps que quelque chose vous prendra ou que vous aimiez vous fixer des objectifs ambitieux dans des délais serrés (par exemple, « planifier un événement de réseautage inter-entreprises d’ici la fin de la semaine »), vous ne faites que vous préparer à l’échec. si vous n’êtes pas réaliste.

Une fois que vous avez aligné vos priorités, utilisez cette étape pour réfléchir honnêtement à la façon dont vous avez accompli des tâches similaires dans le passé. Ensuite, identifiez ce que vous devez préparer pour cette période. Avez-vous besoin de temps supplémentaire ? Êtes-vous capable de jongler avec cette tâche avec vos autres tâches ? Y a-t-il une chance que vous sous-estimez la portée ? En cas de doute, supposez que quelque chose prendra plus de temps et nécessitera plus d’étapes à réaliser. Dans le meilleur des cas, vous terminez plus tôt que prévu !

Étape 4 : Mettez en œuvre votre stratégie de gestion du temps préférée

Je suis sûr que vous avez entendu parler d’une douzaine de stratégies de gestion du temps, mais elles existent pour une raison. Je n’exagère pas lorsque je dis que la technique Pomodoro (une des plus populaires !) a complètement changé ma vie une fois que je l’ai testée par moi-même. (Si vous n’êtes pas familier, la technique Pomodoro consiste à vous concentrer pendant 25 minutes, puis à faire une pause de 5 minutes pendant des blocs de temps de travail.) Avant d’identifier et de mettre en œuvre la technique qui me convient le mieux (c’est la clé !), J’essayais de travailler des heures d’affilée, de prendre 15 minutes de congé et de retourner au travail. J’aurais inévitablement besoin d’une pause plus tôt, je serais distrait sur les réseaux sociaux et je finirais par perdre beaucoup de temps.

Jetez un œil à votre liste de tâches telle qu’elle se présente avec vos priorités et vos objectifs et identifiez comment vous pouvez réaliser chaque élément de manière réaliste. Quelle stratégie de gestion du temps pouvez-vous mettre en œuvre pour 1) vous aider à accomplir vos tâches et 2) vous éviter l’épuisement professionnel ? Il existe de nombreuses stratégies différentes que vous pouvez utiliser, mais en vous dotant d’une certaine structure, vous obtiendrez beaucoup plus de résultats et vous vous sentirez plus productif à la fin de la journée (gagnant-gagnant !). De plus, lorsque vous vous déconnecterez après le travail, vous serez sûr d’avoir bien utilisé votre temps et d’avoir encore beaucoup de pauses.

Étape 5 : Automatisez si possible

Nous vivons à une époque glorieuse où la technologie peut nous aider de multiples façons, notamment en matière de travail. Si vous avez beaucoup de pain sur la planche et que vous vous demandez constamment : « Comment limiter ma liste de tâches ?! », assurez-vous de prendre quelques minutes pour vérifier que vous automatisez les choses autant que possible pour économisez du temps et de la puissance cérébrale. Cela peut consister à configurer des réservations récurrentes dans votre calendrier pour les blocs de travail, à planifier l’envoi d’e-mails plus tard afin que vous puissiez travailler quand cela vous convient le mieux, ou à utiliser un outil de gestion des réseaux sociaux pour planifier tout votre contenu en même temps.

Vous pouvez également explorer l’utilisation d’outils tels que ChatGPT pour vous aider dans des tâches telles que la recherche de formules de feuilles de calcul. (Vérifiez simplement auprès de votre responsable pour vous assurer que votre entreprise est d’accord avec l’utilisation de l’intelligence artificielle et que les informations qui vous sont fournies sont correctes !) La recherche de moyens d’automatiser votre charge de travail et de supprimer les tâches banales de votre liste de tâches en vaudra toujours la peine. 10 à 20 minutes de mise en place !

Étape 6 : Demandez de l’aide aux autres

Lorsque vous êtes sous l’eau avec votre travail, vous pourriez avoir l’impression que c’est vous qui devez tout faire. Si vous ne le faites pas, qui le fera ?! Même si je suis convaincu que vous êtes une personne clé dans votre travail, vous ne pouvez pas le faire tout seul. Si vous vous sentez dépassé par votre charge de travail même après avoir établi des priorités et utilisé votre meilleure stratégie de gestion du temps, il est peut-être temps de demander de l’aide. Cela pourrait ressembler à demander à un stagiaire ou à un associé de vous soutenir sur un projet en prenant en charge certains des aspects de base afin que vous puissiez vous concentrer sur des choses plus importantes, en laissant votre responsable vous aider à déprioriser afin que vous consacriez votre énergie aux projets les plus importants, ou demander à des collègues de mettre à profit leurs compétences lorsque cela est possible.

Si vous êtes travailleur indépendant, pensez à faire appel à une paire de mains supplémentaire. Ensuite, vous pouvez externaliser les tâches qui prennent un temps précieux (comme la comptabilité ou l’édition) lorsque cela est possible. Ce n’est pas une faiblesse de demander de l’aide, c’est une stratégie intelligente de gestion du temps ! Vous pourriez probablement laisser sur la table des ressources qui rendraient les choses plus efficaces, alors n’hésitez pas à en parler.

Étape 7 : Faites une pause intelligente

Il peut être facile d’avoir l’impression de ne pas avoir le temps de s’arrêter et de choisir plutôt de continuer à travailler alors que vous avez beaucoup de choses sur votre liste. Faites-moi confiance quand je dis que cela va forcément se retourner contre vous. Vous êtes humain et avez certainement besoin de pauses lorsque vous travaillez pour permettre à votre cerveau de se reposer et de se ressourcer. La clé, cependant, est de prendre des pauses intelligentes. Faire défiler les réseaux sociaux entre les tâches est quelque chose dont nous sommes tous coupables. Mais comme cela vous oblige à traiter très rapidement des quantités rapides d’informations visuelles et audio, c’est en fait le contraire d’un rafraîchissement du cerveau. Essayez plutôt de sortir lorsque cela est possible. Faites une promenade rapide, regardez par la fenêtre ou faites quelques étirements de base à votre bureau pour faire bouger votre corps. Et si vous vous retrouvez à faire défiler votre prochaine pause (coupable !), ne vous inquiétez pas. Essayez simplement de faire quelque chose de différent lors de votre prochain !

Étape 8 : Dites non aux travaux supplémentaires pour lesquels vous n’avez pas le temps

Je me souviens clairement de la première fois où j’ai dit non à une tâche au travail. J’étais rédacteur pour une publication numérique lorsqu’un rédacteur en chef m’a approché pour me charger de la rédaction d’une nouvelle section. Bien qu’excitant, je remplaçais également une écrivaine en congé de maternité et un autre collègue qui était parti subitement. J’étais à peine à flot lorsque la dernière demande est arrivée, mais j’ai presque dit oui sans m’arrêter pour réfléchir à la manière dont j’allais y faire face. Cependant, je savais que je ferais un mauvais travail et que je laisserais probablement tomber la balle, alors j’ai dit professionnellement : « Merci, mais non merci. » Et devine quoi? Le monde n’a pas arrêté de tourner. Je n’ai pas été viré en fixant une limite raisonnable. En fait, il ne s’est rien passé du tout, sauf que j’ai eu moins de travail.

Si vous savez que vous n’avez pas la capacité et que vous le communiquez clairement à quiconque devrait le savoir, vous avez le droit de refuser respectueusement tout travail supplémentaire. Mais si vous êtes enthousiasmé par une opportunité et que vous souhaitez quand même la saisir, assurez-vous d’abord d’identifier quelque chose d’autre qui peut être supprimé de votre liste. La philosophie « un dedans, un dehors » ne s’applique pas seulement à votre garde-robe !